Vastuuhenkilön ohjeita

Tämä Usein kysytyt kysymykset -osio täydentää vastuuhenkilön ohjeita, jotka marttaillan järjestäjä saa hallitukselta.

Mitä vastuuhenkilönä toimiminen käytännössä tarkoittaa?


Vastuuhenkilö on kurssin koordinoija, joka huolehtii käytännön järjestelyistä. Tehtäviin kuuluu tarvittavien tilojen ja mahdollisen vetäjän (opettajan) varaaminen, ilmoittautumisten kerääminen ja mahdollisen laskun lähettäminen osallistujille. Kurssin aikana vastuuhenkilö on illan emäntä, joka toivottaa osallistujat tervetulleiksi ja kierrättää yhdistyksen kangaskantista vieraskirjaa.

Vastuuhenkilön ei tarvitse osata opettaa kurssin sisältöä, vaan siihen tehtävään voidaan aina pyytää Keski-Suomen marttojen eli piirin kotitalousneuvojaa tai ulkopuolista asiantuntijaa. Jos sinulla jokin taito, jonka haluat opettaa muille (esim. askartelussa tai käsitöissä), saat toki itsekin toimia kurssin vetäjänä.

Ilman vastuuhenkilöitä yhdistyksemme ei voi toimia, joten ilmoittaudu rohkeasti vapaaehtoiseksi. Kiitokseksi panoksestasi saat varman paikan järjestämältäsi kurssilta sekä yhdeltä (1) myöhemmin järjestettävältä kurssilta (”vastuuhenkilön etuajo-oikeus”, ks. lisätietoa alempaa).

Haluan ehdottaa marttaillan aihetta tai ilmoittautua vastuuhenkilöksi. Keneen otan yhteyttä?

Ota yhteyttä Kaupunkimarttojen tiedottajaan tai hallitukseen. Hallituksen sähköpostiosoite on jyvaskylankaupunkimartat (at) marttayhdistys (piste) fi.

Missä ruokakurssit ja marttaillat järjestetään?

Ruoka- ja leivontakurssit järjestetään lähes poikkeuksetta Marttakeskuksen opetuskeittiössä osoitteessa Yliopistonkatu 11.

Marttailta tarkoittaa kurssia, johon ei tarvita opetuskeittiötä. Siksi marttaillan voi järjestää monissa paikoissa. Joskus on järkevää, että yhdistys vuokraa Marttakeskuksen yläkerran. Siellä on käytettävissä jääkaappi, mikro ja yksi uuni.

Voit jutella hallituksen kanssa, jos et ole varma, missä kurssi kannattaisi järjestää. Jos sinun tarvitsee varata tiloja Marttakeskuksesta, ota yhteys Marttakeskuksen toimistoon.

Miten saan yhteyden Marttakeskuksen toimistoon?

Toimistosihteeri on paikalla maanantaisin ja tiistaisin kello 9–16. Hänelle voi soittaa numeroon 050 438 7532 tai lähettää sähköpostia osoitteeseen keski-suomen (at) martat (piste) fi.

Minun pitää ostaa marttailtaa varten tarjoiluja tai leivontatarvikkeita. Täytyykö ne maksaa itse?

Kulut korvataan kuittia vastaan. Skannaa kuitti tai nappaa siitä kuva ja lähetä se rahastonhoitajalle. Liitä lähetykseen nimesi ja tilinumerosi.

Toimita perässä myös alkuperäinen kuitti yhdistyksen kirjanpitoa varten. Voit esimerkiksi antaa kuitin kurssin tai marttaillan aikana jollekulle hallituksen jäsenistä.

Onko väliä, minä päivänä kurssi järjestetään?

Päivämäärään vaikuttavat lähinnä vastuuhenkilön ja kurssin mahdollisen vetäjän omat aikataulut sekä tilojen saatavuus. Tarkistathan myös piirin ja Kaupunkimarttojen toimintakalentereista, ettei samana päivänä järjestetä päällekkäistä ohjelmaa.

Piirin tapahtumakalenteri löytyy täältä ja yhdistyksemme tapahtumat blogimme toimintakalenteri-välilehdeltä.

Kuinka pitkä ilmoittautumisajan pitää olla?

Tarkan mitan saa päättää itse, mutta usein noin viikko on sopiva.

Mitkä ovat maksullisen kurssin peruutusehdot?

Ilmoittautuminen on sitova. Peruminen ilman kuluja on mahdollista vain ilmoittautumisaikana. Ilmoittautumisajan päätyttyä osallistumisensa voi perua vain, jos tilalle saadaan toinen osallistuja. Jos kurssipaikka jää tyhjäksi, osallistumismaksu peritään normaalisti.

Miten kurssi maksetaan? 

Osallistujat maksavat kurssimaksun kurssin jälkeen yhdistyksen tilille.

Milloin ilmoittautumiskutsu lähetetään?

Noin 2–3 viikkoa ennen on aika hyvä.

Vastuuhenkilön ohjeissa mainitaan ”vanhojen vastuuhenkilöiden etuajo-oikeus”. Mitä se tarkoittaa?

Yhdistyksemme hallitus päätti elokuussa 2016 lisätä vastuuhenkilöiden palkitsemista. Aiemmin ruokakurssien ja marttailtojen vastuuhenkilöt ovat saaneet vain varman paikan kurssilta, jonka järjestävät. Nykyään jokainen vastuuhenkilö saa vielä järjestämänsä kurssin jälkeen varman paikan yhdelle (1) valitsemalleen kurssille.

Tämä ei tarkoita ilmaista kurssia vaan sitä, että vastuuhenkilö saa kurssi-ilmoittautumisessa "etuajo-oikeuden". Etuajo-oikeuden käyttäjän ei tarvitse olla koneella odottamassa, millä kellonlyömällä ilmoittautuminen aukeaa. Hän pääsee kurssille, kunhan ilmoittautuu virallisen ilmoittautumisajan puitteissa. Hallitus toivoo, että uudistus kannustaa jäseniä ryhtymään vastuuhenkilöksi ja parantaa yksittäisten jäsenten mahdollisuuksia päästä suosituille kursseille.

Etu on käytettävä joko kuluvan "lukukauden" tai sitä seuraavan puolivuotiskauden aikana. Jos siis toimii vastuuhenkilönä lokakuussa, saa pitämänsä kurssin jälkeen valita mieleisensä kurssipaikan joko loppusyksyn tai kevään valikoimista.

Vastuuhenkilö huolehtii itse, että muistaa käyttää etunsa ajallaan. Ennakkoilmoittautumisia ei voi tehdä, vaan etuajo-oikeuden käyttämisestä pitää kertoa normaalin kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä. Koska etuajo-oikeutta voi käyttää vielä viimeisenäkin ilmoittautumispäivänä, kurssin osallistujalista kannattaa vahvistaa vasta ilmoittautumisajan päätyttyä, jotta ketään aiemmin ilmoittautunutta ei tarvitse pullauttaa kurssilta ulos.

Hallitus ei voi taata, että kaikki suunnitellut kurssit varmasti toteutuvat. Kannattaa siis varautua siihen, että toimintakalenterissa oleva lempparikurssi voi ylivoimaisen esteen takia joko siirtyä myöhemmäksi tai peruuntua kokonaan. Onneksi yhdistyksemme toiminta on niin aktiivista, että mieluinen palkintokurssi varmasti löytyy tällaisissakin tapauksissa.

Mistä tiedän, paljonko kurssi maksaa osallistujille?

Yleensä yhdistys tukee kursseja taloudellisesti. Kysy hallitukselta, millaisesta tukisummasta se on päättänyt.

Jos illan lopullinen hinta riippuu osallistujamäärästä, kerrothan ilmoittautumiskutsussa hinta-arvion. Kerro myös, että tarkka hinta selviää illan jälkeen.

HUOM. Spontaanit ja epäviralliset kokoontumiset, kuten elokuvareissut, tehdään omalla kustannuksella.

Montako henkeä kursseille voi osallistua?

Marttakeskuksessa järjestettäville ruokakursseille mahtuu enintään 16 kurssilaista. Muiden kurssien osallistujamäärä riippuu tiloista ja siitä, kuinka montaa henkeä vetäjä ehtii ohjata. Vähimmäisosallistujamäärä riippuu esimerkiksi kurssin kustannuksista.

Mihin osoitteeseen ilmoittautumiskutsu pitää lähettää, jotta se menee kaikille yhdistyksemme jäsenille?

Yhdistyksemme sähköpostilistan osoite on kaupunkimartat (at) googlegroups (piste) com. Huomaathan, että ulkopuoliset eivät voi lähettää listalle postia. Sinun on siis lähetettävä viestisi siitä sähköpostiosoitteesta, johon saat jäsenpostisi.

Saako kursseille osallistua ei-jäseniä?

Etusijalla ovat aina yhdistyksemme jäsenet, koska heillä on oikeus saada vastinetta jäsenmaksulleen. Jos tilaa riittää, kurssille voi ottaa mukaan myös marttoihin kuulumattoman kaverin. Etenkin maksullisille kursseille olisi hyvä saada mahdollisimman paljon osallistujia jakamaan kuluja. Myös ilmaisiin iltoihin saa ottaa mukaan kaverin yhdistyksen ulkopuolelta, jos tilaa jää.

Jos kurssi uhkaa peruuntua eikä varasijoilla ole jäseniä, silloin voi pyytää paikkaajaksi ketä tahansa.

Lasten osallistumisesta kursseille päätetään tapauskohtaisesti. Esimerkiksi osa retkistä sopii koko perheelle.
 

Mistä saan yhdistyksen kangaskantisen vieraskirjan, jota kurssilla kierrätetään?

Kirja on todennäköisesti edellisen kurssin vastuuhenkilöllä tai hallituksella. Kysy hallitukselta. Jos kirja unohtuu tai sitä ei saada kurssille, kerää kurssilaisten nimet irtopaperille kirjan väliin liitettäväksi.

Kurssi järjestetään Marttakeskuksen yläkerrassa. Kuinka toimin tiskikoneen kanssa?

Jos ette ehdi käyttämään konetta illan aikana, laittakaa likaiset astiat koneeseen. Jos kaikki eivät mahdu koneeseen, ne voi jättää huuhdeltuina altaaseen.

Jos ehditte pyörittää pesuohjelman illan aikana, astioita ei tarvitse laittaa kuumina (ja märkinä) kaappiin, vaan ne voi jättää koneeseen.

Koneen yläpuolella on lappu, jonka toisella puolella on teksti ”Koneessa puhtaat astiat” ja toisella puolen ”Koneessa likaiset astiat”. Jätä lähtiessäsi oikea teksti näkyviin, niin seuraava käyttäjä tietää, mikä on tilanne.

Koneen käyttöohje on mikron vieressä seinällä.

Miten Marttakeskuksen yläkerran hella toimii?

Käyttöohje on hellan yläpuolella olevan kaapin ovessa sisäpuolella. HUOM. Jos käytätte uunia, muistattehan tuoda omat leivinpaperit mukananne.

Miten ovien lukitsemisen kanssa toimitaan?

Laita lähtiessäsi alaovi lukkoon.


Ei kommentteja:

Lähetä kommentti